17/06/2011
再談商務電郵結尾
莉莉
莉莉
香港人。自小酷愛西洋文，終日沉淪西洋書海之中。閑時與洋妞竹星爲伍，涉山過海。除練得一口洋文外，其他一無是處。得諸位大文豪庇佑，英語成績傲視同群，惟五用成語及天文科學一竅不通，最後更違抗父母之命，選修西洋文，與所有致富的專業正式分道揚鑣。大學畢業後投身傳媒及資訊科技業，從事市務推廣及專案管理工作。爲方便滑雪，近年移居加拿大，與大灰熊及海狸爲鄰，並順道修讀MBA。爲求三餐溫飽，在road trip與road trip之間，爲企業作管理顧問。
Business English
相對正式的商務書信，電郵是一個比較快捷又靈活的溝通管道，因而一些較簡潔的結尾用詞，也常被使用。
若下屬完成了一項艱巨的任務時，闊綽的你除了請他到速食店大吃一頓之外，當然還可以給他發一個費用全免、並以Congratulations！、Good job! 或 Keep up the good work! 結尾的讚賞電郵。
若角色對調，你要寫一個恭賀上司（又稱托大腳）的電郵時，Congratulations這個結尾用詞就當然用得其所；但若以適宜跟平輩或下屬對話時合用的 Good job 或 Keep up the good work等結尾用詞，便有「不分上下」的嫌疑。
好了，若向對方提供了一些意見之後，又如何結尾？
若你是提供意見者，寫thank you 當然有點格格不入；用 Hope this helps，或更輕鬆自在的 Just my two cents ，即謙稱自己的意見價值不高的意思，便最為適合了。
要預祝對方即將進行的計劃成功完成的話，又可以用甚麼結尾用詞?
Best wishes、Best of luck、以及 Good luck 等都是一些通行的用法。
希望在電郵中多加一點人情味的朋友，更可以用 Take care。在一些電郵內容不太嚴肅的情況，Cheers 亦是不少人喜歡用的結語。
Best是一個較具爭議性的用詞。有朋友認為 Best是最中庸不過的結語，然而又有朋友覺得 Best較適合跟熟人寫電郵時用。
在商務電郵，最好不要用 Love 、Hugs、或 Hug and kisses (xoxo) 等令人產生不必要遐想的結語。
還有一點更為重要的，就是必須要做到「文符其實」。
不少朋友都喜歡在 signature block 簽名欄後 (即在結語之後，寫上自己的姓名、職稱、公司名，以及聯絡資料) ，加上永恆不變的結尾用詞。
這個做法本身不是問題，可是若電郵的內容與結尾用詞並不相符時，便會啼笑皆非。
例如，莉莉一位朋友 Billy 便傳送過以下這個一度成為佳話的電郵：
Tom you bastxxx! Angelina is a bitxx!...I am talking to her right now!
Warmest regards,
Billy Smith
（二之二，完）
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