【職場備忘】Conference Call 的藝術：3個避免鬧出笑話的貼士！

 

　　雖然政府要求大部分公務員於本周開始上班，但我相信仍有不少私人公司的打工仔依然處於 home office 狀態。兩周前我們談過 work from home 的藝術，今次我們談談 conference call 的藝術。

 

　　近幾星期無論是私人公司，或是教育工作者，大家都忙著開 Zoom meeting（未知甚麼是 Zoom？簡單來說它是一個網上免費視像會議 app，可讓多人同時參與）。以往坐在公司會議室，大家都知道有甚麼開會規矩，但當大家在自己的安樂窩面對上司同事及下屬，又有甚麼需要注意？

 

一、不在說話也切勿遊魂

 

　　開會遊魂在公司會議室也時有發生，現在換轉在家裡開會，自然更容易會被家中其他事情分散注意力。在家工作，很多人都會肆無忌憚地開著幾個於公司一定不會開的視窗，例如 Facebook、Youtube 甚至是股票網，長伴在公司電郵的視窗旁。在視像會議時，記得先關掉這類型視窗，免得於開會時被它們吸引，或是在突然被要求 share screen （分享自己電腦畫面）時被人發現你多姿多彩的桌面。

 

二、預早準備視像會議

 

　　於 office 開會準時出現是基本，開視像會議亦然。但近來開 conference call，我發覺有頗多同事其實未熟習使用應用程式開會，例如用了錯的會議編號而遲到、未開咪便說話、不懂得分享屏幕畫面作簡報，導致會議效率奇低。見微知著，勿讓這些 conference call 令你多年來隱藏的弱點暴露於人前。

 

三、背景愈清愈好

 

　　是否開啟攝像鏡頭開會各家公司或不同上司都各有所好，普遍來說外國人 / 外國公司一般傾向「見樣」開會，這也是他們覺得較有禮貌的做法。香港人則一般只以聲音開會，有些上司甚至會叫下屬關掉攝像鏡頭，讓大家感覺較自在。如有些情況真的需要「見樣」開會（如面試、見客），除了注意自己的儀容及上身衣著，也請別忘了你的背景。有一次開視像會議，一位同事的身後掛了一幅性感動漫的海報。當他說話時，他的畫面亦隨即變至最大，即使當刻沒有人說些甚麼，但也不禁暗暗為這位同事感到尷尬。每人家中情況不同，開 conference call 時盡量找個較 neutral、較清的背景便好了，可以的話預早一點試位，那便可以避免同事不必要的遐想。

 

　　在家中開 conference call 的尷尬之處在於它半私人、半公事的定位。要避免於這些場合鬧出千奇百怪的笑話，我想拿出你在公司會議室開會的那種戒備狀態應該是最好的方法。

 

 

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