【走進亞馬遜】開會以6頁文稿代替PPT，就能避免「假大空」內容？

　　坊間研究亞馬遜商業模式的書本已經是恆河沙數，但當親身參與過他們的總部工作會議後，又有另一番體會。

 

　　一般公司開會的時候，通常會用上PPT作為簡報，用幾行字畫出重點，再配上看起來很厲害的圖表，圖文並茂，接住負責報告的人就Steve Jobs上身，用PPT為基礎，開始口沫橫飛地「吹水」說明。

 

 

　　但我們去到亞馬遜的時候，完全見不到有人用PPT，亞馬遜要求發表者寫出六頁的A4文件，稱為6-pager的文字稿，而且規定要用10 Point字體。

 

　　老闆Jeff Bezos認為PPT這種報告形式，對報告者來說雖然方便，但對台下的聽眾來說並非如此，有你講無我問，因為報告時可以用很多語言偽術去強調自己想強調的部分，對於那些不想多提的內容，避之則吉。

 

　　這麼一來，整體內容之中就少不免假大空，只會有一部份被加入幻燈片並傳送給聽眾。如果要徹底了解報告內容，就必須在報告中提問，但通常提問很容易破壞會議的流暢度，再加上報告本身一些內容會被刻意誇大或者略過，亞馬遜強調的六頁文字稿，就是能夠聆聽者徹底了解報告內容，令到會議更有效率。

 

 

　　撰寫這六頁文字稿，其大原則就是當對方是客戶，用說明的方式去書寫，即使沒有相關背景及知識的人，讀完這六張A4資料之後，亦可掌握會議內容。

 

　　不過，雖說是文章形式，但可不能沒完沒了地寫好幾頁、幾十頁。基本上不是做成一頁（被稱為1 Pager）就是做成六頁（稱為6 Pagers）。

 

　　簡單的企畫書或報告書等，基本上都寫成A4大小的一頁。亞馬遜幾乎所有可以公開查閱的資料都是1 Pager 的形式。

 

　　年度預算、事業計畫書、新事業企畫書、大型計畫的提案書等，要寫成A4大小的6 Pagers。

 

　　要寫好一份六頁的報告「真係唔嘢少」，快則幾個小時，慢則要花上幾日工夫。雖然表面上看起來有點浪費，但這麼一來，報告者就能更加深入地思考、調查、撰寫和修改，將報告內容整理得有條有理。

 

 

　　在亞馬遜開會的氣氛亦相當有趣，很多人會不習慣，就是接連不斷的沉默時間，因為那段時間與會者都在閱讀一頁或六頁的資料。一入到會議室，報告者就會派發文字資料，這時大家就像置身圖書館，先安靜看資料，如果是一頁的話，沉默會持續五分鐘左右，六頁的話大概會持續十五分鐘。

 

　　讀到一半即使有問題或者不明白的地方，都不會直接舉手提問，而是先將自己的想法寫在紙上，繼續把六頁資料讀完。這和用PPT報告的方式完全不同，在閱讀資料的過程中，本來有些想問的問題，但讀到最後之後，就會迎刃而解。當所有人讀完之後，就會回到第一頁，展開各種討論。

 

　　會議主席判斷差不多了，便問與會者：「看完了嗎？」OK的話就開始討論。討論基本上是採取對資料提出疑問、回答疑問的形式。主席會問：「第一頁有人有疑問嗎？」「沒有。」

 

　　「第二頁有疑問嗎？」「沒有。」

 

　　如此持續到最後，就在與會者一直回答「沒有」的情況下結束，表示那是毫無疏漏、經過仔細思考、能夠認同的內容。曾經多次見證過這樣的會議，感覺那就是會議的一種理想狀態。

 

　　不管報告者的口才夠不夠好，當日的狀態是否完美，想表達的內容已經清清楚楚寫在紙上，就是全球No.1公司的文化。

 

 

 

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