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2010-03-10

跟老板匯報壞消息

王先生的公司從事船務建築,被某美國船務公司賞識,獲得郵船的建造合約。

 

獲得合約後王先生的公司實時動工,大興土木。對於王先生,造船不是最大的挑戰,向船務公司匯報進度,才是最考工夫的一環。

 

在匯報進度會議前跟王先生通過電話,知道開始建造的首9個月,一切順利。然而近半年,進度卻未如理想。主要原因是船務公司經理欽點的指定零件供貨商,其老本行根本不是生產該種船只所需的零件。該公司需有生產這批零件的計劃,但結果是拖延了生產流程近3個多月。

 

王先生曾提出改用其它供貨商,但卻遭到“提議”起用這家零件供貨商的經理的強烈反對。

 

“So Mr. Wang, how’s the project coming along?” 船務公司總裁在匯報進度會議上問到。

 

“It’s going well. It’s three months late. I am very sorry. But don’t worry, the finish time will remain the same.” 王先生猶有余愧地說。

 

為何就供貨商問題延遲工序一事只字不提?總裁決定會後向王先生追問究竟。

 

“我不知如何以英文好好表達。”王先生帶點沮喪地說。

 

王先生要表達的項目所涉及的用詞,是日常商務環境常見的用語,並不複雜。很多時大家以為商務用語艱澀又遙不可及,實情是只要續少續少地學習,並熟稔這些用語,在遇上合適的情況時,便能自如使用。

 

首先,在宣報壞消息時,最好用上有淡化作用的表達方式。工程遲了,可用We are behind schedule ,或加上一點解釋的We are experiencing schedule delays due to some unexpected problems。

 

宣報壞消息後更重要的,是提出修正方案,以及如何追回落後了的進度:We will add another shift to production and expect to catch up with the schedule in three weeks。

 

進度延遲,很多時是遇到阻力。要表示阻力,可以用較中庸的challenges 。如在以上的情況,遇到某人、某部門或某公司的阻力時,便可以用push back——There are some push backs from their sales department(當然這類指名道姓的“解釋”,要小心使用)。

 

在討論進度時,必會提到完工日期。要表示運動員完成比賽的時間,用finish time正確不過;但要表示項目完成的日期,便不該用finish time,而應用time of completion (或朋友口中常提到的縮略字:TCOMP)。

 

若討論的進度是某項目的到達時間,用ETA, 或estimated time of arrival便最適合不過。

 

Core competencies是在美國公司工作不能不識的一個用字。Core competency的中文版是“核心競爭力”,超級簡化的說,可以用“擊倒對手的最強項目”來解釋。

 

生產該種船所需的零件,雖非上述零件廠商的core competency,但該廠商仍有生產那些零件的計劃。這些仍未曝光,正在計劃或生產階段,但在可見將來面世的產品,被形容為in the pipeline,取材自在運送石油的油管。 (例如,可用There are a lot of new products in the pipeline. 形容Apple Computer 公司。)

 

 

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