【職場劫難】連全球首富Elon Musk都鬧：開會浪費生命！8個守則令會議更有效率

　　「上班沒幹啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰……」這首在網上流傳的打油詩，絕對是不少打工仔的心聲！不是說開會毫無價值，但依心直說，過多和冗長的會議實在讓人厭煩，倘若與會者準備不足，更覺浪費時間，以致嚴重影響生產力！所以這就不奇怪，連全球首富、以創立Tesla、Space X和PayPal聞名的「鋼鐵人」伊隆・麥斯克（Elon Musk）為何亦曾公開對員工表示：「開會是最浪費生命的事！」

 

　　雖然會議惹人心煩，但它始終是一個能夠讓同事互相表達意見、了解工作進度，甚至激發創意的平台。想開會不拖拉、有效率？記住以下8個守則！

 

1. 開會人數不超過8人

 

　　愈多人開會愈好？不！美國史丹福大學教授Robert Sutton曾進行相關研究，結果發現，5到8人的會議是最有效率，一旦超過了，會議中的對談品質就會開始下降！想開會開得有效率？只需邀請與會議主題直接相關的人參與即可，最好不要超過8個人，才可確保與會者有充足的時間去表達意見，還可空出其他同事（尤其是不表達意見、只會你眼望我眼的旁觀者）去集中處理當日的工作，以免整體工作進度因「人人去開會」而被拖慢。

 

（《七個會議》劇照）

 

2. 提前至少3天通知會議議程

 

　　明明在開會，但感覺似漫無目的地閒聊？或許是因為與會者並不清楚召開會議的、議程！所以舉行會議前，最好提前至少3天發出會議通知，列明議程、時間、地點等，讓與會者可以提早做好準備，包括搜集或閱讀相關資料，以便從會議開始就能圍繞主題作討論。

 

3. 會議主題必須明確

 

　　很多人都會有一個想法：「反正開會，不如一次過討論晒所有議題，好像更省事！」但其實會議主題愈多，只會愈容易失焦點，也會很容易因「暫時沒想法」而不斷轉話題，最後花上幾小時都得不出任何結論！

 

 

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