看過了一個錯漏百出的例子，也許你會問，怎樣的out-of-office reply才叫稱職合格？

 

　　一個好的 out-of-office reply 有幾個部分：

 

禮多人不怪

 

　　無論在out-of-office reply第一句加上Thank you for your email.或在最後簡單地加上 Thank you，也是權益之舉。

 

不在公司的日子

 

　　寫out-of-office reply，有人喜歡寫下整個不在公司的時段，如I will be out of the office from July 15th to July 30th。謹慎的朋友更會在句尾加上inclusive 一字，以表示首末日亦包括在內的意思。

 

　　亦有朋友只寫下返回公司的日期（尤其是放悠長假期的朋友，這種寫法可避免別人對你產生不必要的懶人印象），如 I am out of the office until July 30th。

 

　　無論是那種寫法，寫日期時要特別注意，避免寫一些令人攪不清楚的日期。

 

　　例如，在7月6日收到Please note that I will be out of office from 7/6 -7/8 這個自動回覆電郵時，你會否知道這位朋友，到底是由6月7日放假至8月7日，還是由7月6 日放假至7月8日？月份寫英文，便可避免這個問題。

 

不在公司的原因

 

　　若閱下是放假「印印腳」享受假期，毋須多作解釋，簡單地寫上I am on vacation from A to B，甚至只表示自己不在公司I am out of the office便可。

 

　　外出為公司奔波勞碌、但又怕別人誤會,以為去遊山玩水的朋友，往往會在out-of-office reply加上自己不在公司的原因：

 

　　I am at a conference/I am at an off-site meeting

 

　　未能即時作出回覆的朋友，更可以事先張揚:

 

　　I am attending a conference with limited/no access to email.

 

下一部行動

 

　　在out-of-office reply中讓對方知道該安坐辦公室等閣下回覆，還是該另找高名，聯絡另一位同事代辦公事，可說是必須的指定動作。

 

　　以下是幾篇實例，供大家參考：

 

　　Thank you for your email. I am out of the office, returning on July 30th. I will respond to your email upon my return.

 

 　　Thank you for your email. I will be working offsite on July 29th, with no access to email. Should you require immediate assistance, please contact Sara Williams at s.williams@abc.com or at 416-111-1234.

 

　　I will be in all-day meetings on July 12th and 13th. For sales query, please contact Mary Smith at m.smith@abc.com. For urgent matters, please redirect this email to Jane Doe at j.doe@abc.com. Thank you.

 

 

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